Savix提案・セキュリティチーム向けに、主張の横に出典の該当箇所を示して確認できる、根拠に基づく回答作成です。出典確認を提出直前の別作業ではなく、毎回の承認に組み込みたいチームが対象です。
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Arphie接続された社内ナレッジを使い、提案書、セキュリティ質問票、継続的なデューデリジェンス対応の初稿をAIで作成します。繰り返し発生する提案・調査回答に接続先の知識を活用したいチーム向けです。
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Inventive AI確認用エージェントと出典参照を備え、文章中心の提案書と構造化された質問票の作成・確認をAIで支援します。長文の提案と定型の顧客評価を両方扱う提案チーム向けです。
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Loopio承認済みの再利用可能なコンテンツと、提案責任者・分野の専門家の連携を中心とする回答管理です。複数の専門家と継続的な依頼に対応しながら回答ライブラリを維持するチームに適しています。
Loopioの詳細を見る →DDQ回答では、顧客や投資家向けに業務、財務、法務、セキュリティの情報をまとめます。本ガイドが対象とするのは回答を準備する回答側であり、買収審査を行う買い手ではありません。正しい記述は、対象の法人、サービス、報告期間によって変わる場合があります。
方針文書の版、法人記録、承認済みの説明文、期間別の指標を、それぞれの対象範囲に紐付けます。文言が似ているという理由で、異なる法人の回答を統合しないでください。
法人と報告期間を回答に紐付ける
デューデリジェンス質問票では、売り手が法務、財務、業務、セキュリティの情報を突き合わせる必要がよくあります。下書き前に回答主体の法人と期間を割り当ててください。親会社や前会計年度向けに承認された記述は、今回の依頼には無関係かもしれません。
| 出典の不一致 | 記録する内容 | 解決する担当者 |
|---|---|---|
| 親会社と事業運営法人の違い | 対象法人と、その出典が適用される理由 | 法務またはコンプライアンス責任者 |
| 異なる報告期間 | 発効日、報告期間、置き換えられた版 | 財務または業務責任者 |
| グループ方針と現地での実務の違い | 適用される事業部門と、許される限定条件 | 方針の責任者と現地の専門担当者 |
| 矛盾する再利用回答 | 出典の優先順位と、承認された正確な文言 | 責任を負うセクション承認者 |
有利な回答を選んで矛盾を解消しないでください。競合する参照資料と責任者の判断を主張ごとの根拠台帳に保存します。DDQ内の管理策固有の質問にはセキュリティ質問票の確認プロセスを使い、ソフトウェアの計画では契約料金と社内確認工数を区別してください。
DDQ回答の自動化とは？
回答の自動化は、質問の処理、承認済み知識の取得、下書き、専門担当者の確認、文書出力を組み合わせます。空欄をもっともらしい文章で埋めるだけでなく、依頼の文脈を維持する必要があります。
受け入れの条件は、適用可能な根拠に支えられた承認済み回答です。例外を承認できる人と、最終文書を送付する権限を持つ人を定めてください。
| 評価する理由 | 試行で確かめる業務上の利点 | 検証方法 |
|---|---|---|
| 根拠の一貫性 | 適用可能な最新の出典を使う | 古い方針文書を加え、どの版が使われるか確認します。 |
| 説明責任 | 重要な回答ごとに氏名を定めた責任者を置く | 質問を別の人に再割り当てし、文脈が保持されるか確認します。 |
| 文書の取り扱い | 要求された成果物を返す | エクスポートを元の指示と比較します。 |
| 機密情報 | 社内向けの根拠と社外への開示を分ける | 権限試験にアクセス制限付きレポートを使います。 |
DDQのプロセスで重要な機能
| 分類 | 評価要件 |
|---|---|
| 根拠 | 出典の引用箇所、版への参照、回答不明時の処理、矛盾。 |
| 文書 | 質問の取り込み、項目の制約、添付、元の形式での出力。 |
| 共同作業 | 氏名を定めた責任者、期限、確認コメント、例外の回付。 |
| アクセス | 役割の範囲、接続の権限、アクセス制限付き根拠の表示範囲。 |
| レポート | 承認履歴、最終エクスポートへの参照、出典変更の処理。 |
セキュリティと機密保持
実際の顧客資料をアップロードする前に、提案されたワークスペースを検証します。最新のセキュリティ根拠資料、契約上のデータ取り扱い、ホスティング、保持、削除、モデル学習の条件を求めてください。ホスティング事業者の認証からアプリケーションの認証を推測しないでください。
有用な権限試験では、権限を制限した協力者と、指定された確認者だけが閲覧できる文書を使います。生成回答の動作と、画面上に表示される根拠の両方を確認してください。
DDQ回答管理の実践方法
理解しやすいプロセスにする
未解決の質問を見えるようにし、各責任者に次の行動を一つ明確に示します。専門担当の確認者には、質問、関連する文脈、根拠を一か所で提示する必要があります。
言語と範囲を確認する
依頼の実際の言語で試します。回答を再利用する前に、法人、製品、地域、対象期間を確認してください。
確認の議論を文脈とともに残す
判断と承認された正確な文言を記録します。コメントのスレッドだけでは、どの版が承認されたか確定できない場合があります。
契約前に試す
匿名化した完成済み質問票に、意図的な知識の不足、期限切れの出典、矛盾する記述を加えて処理します。修正とエクスポートの工数を測ってください。
権限と責任者を意図的に設定する
制限付き出典の公開範囲を絞り、古い回答を廃止し、再利用する知識の承認者を定めます。内容を大きく修正した後は承認を再確認してください。
DDQ用ワークスペースの設定ガイド
手順1：試行する製品を選ぶ
必要な出典、確認者、出力形式に基づいて候補を絞ります。各製品で同じサンプルを比較してください。
手順2：提案されたプランを確認する
利用者数、利用量、接続、サービス、契約要件を文書で確認します。
手順3：確認チェックリストを準備する
根拠確認台帳をダウンロードし、裏付けあり、一部裏付け、裏付けなし、矛盾する根拠の判断を定義します。
手順4：知識の対象範囲を整理する
文書に責任者、版、法人、適用期間、共有制限のタグを付けます。試行用の資料一式から古い下書きを除いてください。
手順5：匿名化した依頼を取り込む
元の文書と指示を保存します。回答を生成する前に質問の抽出を確認してください。
手順6：責任者と承認を割り当てる
例外を回付し、実際のエクスポート成果物を確認して、根拠への参照とともに承認済みの提出物を保存します。
避けるべきよくある誤り
理由のない広範なアクセス
すべての出典をすべての協力者に公開しないでください。実際の制限付き役割で表示範囲を試します。
整理されていない、または古い出典
対象期間が違えば、流暢な回答でも誤りです。文書の優先順位と出典の責任者を定めてください。
承認履歴を残さない
何が承認され、誰が承認し、どの根拠が使われたかを保存します。質問を再開したら、確認をやり直す必要があります。
提出を終点と考える
有用な修正も、再利用ライブラリに追加する前に確認します。顧客固有の例外を全社共通の回答にしないでください。
必要なときだけ参加する確認者を考慮しない
製品を毎日使わない専門担当者にも、狭い画面とキーボードでの操作を含めてプロセスを試してもらいます。
要点
- 責任の明確な承認プロセスの中で下書きを自動化します。
- 対象範囲、期間、アクセス制限付きの根拠を見えるようにします。
- 正しく承認されたエクスポートまでの全過程を測ります。
- 公開されたベンダーの説明は、自社で検証を始めるための情報として使います。